(১) ক্রয়কারী, সরকার কর্তৃক জারিকৃত আদর্শ প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিল অনুসরণে, প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিল প্রণয়নপূর্বক সংক্ষিপ্ত তালিকাভুক্ত আবেদনকারীগণের নিকট বিতরণ করিবে।
(২) প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিলে নিম্নবর্ণিত তথ্যাদি অন্তর্ভুক্ত থাকিবে, যথা:–
(ক) ক্রয়কারীর নাম ও ঠিকানা;
(খ) কর্মপরিধি আকারে প্রয়োজনীয় কাজের বিবরণ;
(গ) গুণগত মান ও ব্যয়ভিত্তিক নির্বাচন, নির্দিষ্ট বাজেটের অধীন নির্বাচন এবং সর্বনিম্ন ব্যয়ভিত্তিক নির্বাচন প্রক্রিয়ার আওতায় এবং প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিলে বর্ণিত নির্দেশ অনুসারে প্রত্যেক আবেদনকারী কারিগরি এবং আর্থিক প্রস্তাব যথাযথভাবে চিহ্নিত পৃথক দুইটি খামে সিলগালা করিয়া অন্য একটি বহিঃস্থ খামে উক্ত খাম দুইটি স্থাপন ও সিলগালা করিয়া দাখিল করিবার আবশ্যকতা;
(ঘ) সিলগালা এবং চিহ্নিতকরণের নির্দেশনা প্রতিপালনে ব্যর্থতার ফলে দরপ্রস্তাব পূর্বাহ্নেই প্রকাশিত হইয়া যাইতে পারে, যাহার জন্য আবেদনকারী এককভাবে এবং সম্পূর্ণভাবে দায়ী হন এবং ইহার ফলে তাহার প্রস্তাব অগ্রহণযোগ্য হিসাবে ঘোষিত হইবার কারণ সূচিত হইতে পারে মর্মে প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিলে সুস্পষ্ট নির্দেশনা;
(ঙ) বর্তমানে পরামর্শকসেবা প্রদানে নিয়োজিত পরামর্শকগণ কর্তৃক সম্পাদনীয় কাজের সহিত ভবিষ্যতে সম্ভাব্য স্বার্থের সংঘাত দেখা দিতে পারে বিধায় তাহারা সংশ্লিষ্ট পরামর্শক সেবার ফলস্বরূপ উদ্ভূত বা উহার সহিত সম্পর্কিত পণ্য, কাৰ্য বা ভৌতসেবাসমূহ ক্রয়ের প্রতিযোগিতায় অংশগ্রহণ করা হইতে বিরত থাকিবে মর্মে অঙ্গীকার;
(চ) পূর্বে কোনো কাজ সম্পাদন করিয়াছে এইরূপ কোনো আবেদনকারীর ক্ষেত্রে ভবিষ্যতে স্বার্থের সংঘাত যুক্তিযুক্তভাবে উদ্ভূত হইতে পারে এইরূপ সম্ভাবনা বিদ্যমান রহিয়াছে বলিয়া বিবেচিত হইলে, অনুরূপ আবেদনকারী ও পরবর্তী কোনো কাজে অংশগ্রহণ করা হইতে বিরত থাকিবে মর্মে অঙ্গীকার;
(ছ) প্রস্তাব দাখিলের সময়সীমা ও স্থান, এবং যেসকল আবেদনকারীর প্রস্তাব আর্থিক মূল্যায়নের জন্য গৃহীত হইবে, তাঁহাদের আর্থিক প্রস্তাব উন্মুক্তকরণের সময়, তারিখ এবং স্থানসহ আবেদনকারীগণকে অবহিতকরণের প্রক্রিয়া; এবং
(জ) ব্যবহৃতব্য চুক্তিপত্রের আদর্শ ছক, যাহাতে পরামর্শক এবং ক্রয়কারী উভয়ের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য পারস্পরিক দায়-দায়িত্ব বর্ণিত থাকিবে।
(৩) প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিলের সহিত নিম্নবর্ণিত কাগজাদি অন্তর্ভুক্ত করিতে হইবে, যথা—
(ক) সংক্ষিপ্ত তালিকাসহ আহ্বানপত্র;
(খ) ক্ষেত্রমতো, আবেদনকারী অথবা পরামর্শকের প্রতি নির্দেশনা ;
(গ) প্রস্তাব উপাত্ত শিট;
(ঘ) চুক্তির সাধারণ শর্তাবলি;
(ঙ) চুক্তির বিশেষ শর্তাবলি;
(চ) আদর্শ চুক্তির ছক; (ছ) কর্মপরিধি; এবং (জ) সংযোজনী।
(৪) ক্রয়কারী প্রতিটি ক্ষেত্রে সর্বাধিক উপযোগী আদর্শ প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিল প্রয়োগ করিবে।
(৫) ক্রয়কারী সাধারণত আদর্শ প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিলের কোনোরূপ পরিবর্তন করিবে না, তবে সংশ্লিষ্ট কাজসংক্রান্ত প্রযোজনীয় প্রস্তাব উপাত্ত শিট এবং চুক্তির বিশেষ শর্তাবলিতে অন্তর্ভুক্ত করিতে পারিবে।
(৬) আহ্বানপত্রে (Letter of Invitation) পরামর্শকসেবার জন্য চুক্তিসম্পাদনে ক্রয়কারীর আগ্রহ, তহবিলের উৎস, উপকারভোগী প্রতিষ্ঠানের বিস্তারিত তথ্য, সংক্ষিপ্ত তালিকাভুক্ত পরামর্শকগণের তালিকা, প্রস্তাব দাখিলের তারিখ, সময় এবং স্থানের উল্লেখ থাকিবে।
(৭) প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিলে অন্তর্ভুক্ত করিতে হইবে এইরূপ দলিলাদির তালিকা ক্রয়কারী আহ্বানপত্রে সন্নিবেশিত করিবে।
(৮) আবেদনকারীগণকে গ্রহণযোগ্য প্রস্তাব প্রণয়নে সহায়তার জন্য আবেদনকারী বা পরামর্শকের জন্য নির্দেশনায় ক্রয়কারী সকল তথ্য অন্তর্ভুক্ত করিবে এবং নির্বাচন প্রক্রিয়াকে যথাসম্ভব সুষ্ঠু ও স্বচ্ছ করিবার উদ্দেশ্যে প্রস্তাব দাখিলের পদ্ধতি এবং মূল্যায়ন নির্ণায়কসমূহ সম্পর্কে তথ্যাদি প্রদান করিবে।
(৯) যদি সংক্ষিপ্ত তালিকাভুক্ত কোনো পরামর্শক আলোচ্য কাজের ক্ষেত্রে ইতঃপূর্বে কোনো সেবাপ্রদানের কারণে প্রতিযোগিতার ক্ষেত্রে সুবিধাজনক অবস্থানে থাকে, সেইক্ষেত্রে যেসকল তথ্য জ্ঞাত হইবার কারণে উক্ত পরামর্শক উক্তরূপ সুবিধাজনক অবস্থানে রহিয়াছে, সেইসকল তথ্য (যেমন ডিজাইন, স্টাডি রিপোর্ট, কৌশলপত্র ইত্যাদি) প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিলের সহিত অন্যান্য প্রতিযোগী পরামর্শকদের প্রদান করিতে হইবে।
(১০) কাজসম্পাদনের জটিলতা বিবেচনায়, তফসিল-২-এ বর্ণিত সময়সীমা অনুসারে, আবেদনকারী অথবা পরামর্শকের জন্য নির্দেশনায় প্রস্তাব বলবৎ থাকিবার মেয়াদ নির্দিষ্ট করিতে হইবে:
তবে ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান অথবা তাহার নিকট হইতে ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্তা কর্তৃক বিশেষ কোনো ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা বিবেচনায় স্বল্পতর বা দীর্ঘতর মেয়াদ নির্ধারণ করা যাইতে পারে।
(১১) ক্রয়কারী সংশ্লিষ্ট কাজ সম্পাদনের জন্য যথাযথ বাজেট বরাদ্দের উদ্দেশ্যে একটি বাস্তবভিত্তিক ব্যয়প্রাক্কলন প্রস্তুত করিবে।
(১২) ক্রয়কারী, প্রযোজ্যক্ষেত্রে, সংশ্লিষ্ট কাজের অন্তর্ভুক্ত কর্মকাণ্ডকে বিভিন্ন অংশে বিভক্ত করিয়া প্রতিটি অংশের জন্য প্রয়োজনীয় পেশাগত ফি, পুনর্ভরণযোগ্য ব্যয় এবং অন্যান্য আনুষঙ্গিক ব্যয়ের সংস্থান করিবে।
(১৩) কাজ সম্পাদনের জন্য প্রয়োজনীয় শ্রমমাস (Staff-month), বস্তুগত সুবিধা (Logistic support) এবং ভৌত ইনপুটসসহ (Physical inputs) আবশ্যক সম্পদের পরিমাণ নির্ণয়ে ক্রয়কারী কর্তৃক নির্ণীত পরিমাণের ভিত্তিতে আবেদনকারী দরের প্রাক্কলন প্রণয়ন করিবে।
(১৪) ব্যয় সাধারণত দুইটি প্রধান শ্রেণিতে বিভক্ত করা যাইতে পারে:
(ক) চুক্তির ধরন অনুযায়ী ফি বা পারিশ্রমিক; এবং
(খ) পুনর্ভরণযোগ্য ব্যয় যাহার মধ্যে সময়ভিত্তিক চুক্তির ক্ষেত্রে দালিলিক প্রমাণ দাখিল সাপেক্ষে যথা—বিমানভাড়া, দৈনিকভাতা, ভিসাব্যয়, চিকিৎসাব্যয়, যাতায়াতব্যয়, অফিসভাড়া, যানবাহন ক্রয়, দাপ্তরিক সরঞ্জামাদি, দাপ্তরিক আসবাব, ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত হইবে।
(১৫) আবশ্যক বিশেষ জ্ঞান ও দক্ষতা এবং আন্তর্জাতিক ও জাতীয় পরামর্শকদের প্রত্যাশিত অনুপাত অনুসারে শ্রম মাসের বাস্তবভিত্তিক প্রাক্কলিত ব্যয় নিরূপণ করিতে হইবে।
(১৬) উপবিধি (১৪) (খ)-তে উল্লিখিত পুনর্ভরণযোগ্য ব্যয়ের আইটেমসমূহ কেবল উদাহরণ হিসাবে প্রযোজ্য এবং কর্মপরিধি, বিশেষত ক্রয়কারী বা ব্যবহারকারী অথবা উপকারভোগী প্রতিষ্ঠান কর্তৃক পরামর্শক প্রতিষ্ঠানকে প্রদত্ত সুবিধাদির ক্ষেত্রে ভিন্নতর হইতে পারে।
উদাহরণ।— ক্রয়কারী বা ব্যবহারকারী অথবা উপকারভোগী প্রতিষ্ঠান যদি অফিস সামগ্ৰী, যানবাহন বা উভয়েরই সংস্থান করিতে পারে, সেইক্ষেত্রে উক্ত আইটেমসমূহ আবেদনকারী কর্তৃক ব্যয়ের প্রাক্কলনে অন্তর্ভুক্তির প্রয়োজন হইবে না।
(১৭) কাজ সম্পাদনকারী জনবলের জন্য নির্ধারিত ফি বা পারিশ্রমিক হইবে আবেদনকারী কর্তৃক উহার প্রস্তাব উদ্ধৃত একমাত্র প্রকৃত অপরিবর্তনীয় ব্যয়।
(১৮) কতিপয় নির্দিষ্ট সেবা, যথা প্রাক জাহাজীকরণ পরিদর্শন, ক্রয় এজেন্সির সেবা, প্ৰতিষ্ঠান বা বিশ্ববিদ্যালয়ে প্রশিক্ষণার্থীদের প্রশিক্ষণ, বিরাষ্ট্রীয়করণ বা টুইনিং-এর (Privatisation or twinning) ক্ষেত্রে বিজ্ঞাপন প্রদানের জন্য, ক্রয়কারী বিপিপিএ কর্তৃক জারীকৃত আদর্শ প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিলের ছকসমূহ পুনর্বিন্যস্ত করিতে পারিবে।
(১৯) তফসিল-২ অনুসারে আবেদনকারীগণকে প্রস্তাব প্রণয়নের জন্য ন্যূনতম সময় প্রদান করিতে হইবে।
(২০) প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিলে যে সময়কালের মধ্যে আবেদনকারী কর্তৃক কোনো বিষয়ে স্পষ্টীকরণের জন্য অনুরোধ জ্ঞাপন করিলে তাহা ক্রয়কারী কর্তৃক গ্রহণীয় হইবে এবং উহার প্রয়োজনীয় জবাব প্রদান করা হইবে, তাহা উল্লেখ করিতে হইবে।
(২১) প্রস্তাব দাখিলের আহ্বান সংবলিত দলিল সংক্ষিপ্ত তালিকাভুক্ত আবেদনকারীগণের নিকট ই-মেইল বা কুরিয়ার ডাকযোগে প্রেরণ করা যাইতে পারে।
(২২) আবেদনকারী কর্তৃক যাচিত কোনো স্পষ্টীকরণের ধরন বিবেচনায়, প্রস্তাব দাখিলের সর্বশেষ সময় বর্ধিত করিবার প্রয়োজন হইতে পারে এবং সেইক্ষেত্রে স্পষ্টীকরণ বিষয়টিও সংক্ষিপ্ত তালিকাভুক্ত সকল আবেদনকারীকে অবহিত করিতে হইবে।
(২৩) কোনো বিষয় স্পষ্টীকরণের উদ্দেশ্যে প্রাক প্রস্তাব সভা অনুষ্ঠানের কোনো অভিপ্ৰায় থাকিলে, উক্ত প্রাক-প্রস্তাব সভার তারিখ ও সময় প্রস্তাব উপাত্ত শিটে উল্লেখ করিতে হইবে।
(২৪) গুণগত মান ও ব্যয়ভিত্তিক নির্বাচন পদ্ধতির আওতায় প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিলে মূল্যায়নের নির্ণায়ক নির্ধারণ করিবার সময় নিম্নবর্ণিত বিষয়াদি বিবেচনা করিতে হইবে:
(ক) নির্বাচনের মানদণ্ড হিসাবে মূল্য বিচক্ষণতার সহিত বিবেচনা করিতে হইবে এবং প্রস্তাব মূল্যায়নের ক্ষেত্রে উহা আবেদনকারীর যোগ্যতা ও প্রস্তাবের মান অপেক্ষা তুলনামূলকভাবে কম গুরুত্বসম্পন্ন হইবে।
(খ) কাজ সম্পাদনের প্রকৃতি অনুসারে মান এবং মূল্যের মধ্যে তুলনামূলক গুরুত্ব প্রয়োগ করিতে হইবে এবং বহুমাত্রিক সম্ভাব্যতা যাচাই এবং ব্যবস্থাপনাগত সমীক্ষা, যেখানে পরামর্শকের বুদ্ধিভিত্তিক এবং পেশাগত যোগ্যতাই সর্বোচ্চ বিবেচ্য, সেইক্ষেত্রে গুণ এবং ব্যয়ের ক্ষেত্রে গুরুত্ব যথাক্রমে শতকরা ৮০ (আশি) হইতে ৯০ (নব্বই) এবং শতকরা ১০ (দশ) হইতে ২০ (বিশ) নির্ধারণ করা যাইতে পারে:
তবে শর্ত থাকে যে, গুণ এবং ব্যয়ের ক্ষেত্রে গুরুত্ব যথাক্রমে শতকরা ৯০ (নব্বই) এবং শতকরা ১০ (দশ) অনুপাত নির্ধারণ করিবার ক্ষেত্রে অর্থনৈতিক বিষয়সংক্রান্ত মন্ত্রিসভা কমিটির সুপারিশ গ্রহণ করিতে হইবে।
(গ) কারিগরি মূল্যায়নে কমপক্ষে শতকরা ৭০ (সত্তর) নম্বর অর্জন করিতে হইবে।
(ঘ) যেসকল কারিগরি প্রস্তাব প্রয়োজনীয় ন্যূনতম নম্বর অর্জন করিবে না, সেই প্রস্তাবসমূহ অনুপযুক্ত বিবেচনায় উহাদের আর্থিক প্রস্তাবসমূহ উন্মুক্ত না করিয়া আবেদনকারীর নিকট ফেরত প্রদান করা হইবে;
(ঙ) কতিপয় নির্দিষ্ট প্রমিত সেবা যেমন— প্রাকজাহাজিকরণ এবং অন্যান্য পরিদর্শন, ক্রয়সেবা, বিশ্ববিদ্যালয়ে প্রশিক্ষণার্থীদের প্রশিক্ষণ এবং অনুরূপ কার্যের ক্ষেত্রে যেখানে সাধারণত ব্যাবসায়িক বা বিধিবদ্ধ মান দ্বারা পর্যাপ্ত গুণগত মান নিশ্চিত করা হয়, সেইক্ষেত্রে মান এবং মূল্যের তুলনামূলক বিভাজন যথাক্রমে ৬৫ এবং ৩৫, ৬০, এবং ৪০, এমন কি ৫৫ এবং ৪৫-এর মত নিম্নসীমা নির্ধারণ করা যাইতে পারে এবং এইরূপ ক্ষেত্রে সর্বনিম্ন ব্যয়ভিত্তিক নির্বাচন পদ্ধতিও প্রাসঙ্গিক হইতে পারে; এবং
(চ) প্রস্তাবমূল্য মূল্যায়নের একটি নির্ণায়ক বিধায়, প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিলে কর্মসম্পাদনের জন্য ক্রয়কারী, ব্যবহারকারী অথবা উপকারভোগী প্রতিষ্ঠান কর্তৃক বরাদ্দকৃত বাজেট অথবা নির্দিষ্ট বাজেটের অধীন নির্বাচন পদ্ধতি ব্যতীত দাপ্তরিক প্রাক্কলন উল্লেখ করা হইবে না, তবে আবেদনকারী কর্তৃক কার্যসম্পাদনে প্রয়োজনীয় বিবেচিত ব্যয়প্রাক্কলন প্রণয়নে সহায়তার উদ্দেশ্যে প্রধান পেশাদার জনবল, শ্রমমাস, শ্রমসপ্তাহ বা শ্রমদিন আকারে শ্রমসময় প্রকাশ করা হইবে।
(২৫) কারিগরি প্রস্তাব মূল্যায়নে নিম্নবর্ণিত পাঁচটি সাধারণ নির্ণায়ক ব্যবহার করা যাইতে পারে:
(ক) আবেদনকারীগণের সুনির্দিষ্ট অভিজ্ঞতা;
(খ) কর্মপরিধির প্রেক্ষাপটে প্রস্তাবিত বাস্তবায়নপদ্ধতি ও কর্মপরিকল্পনার পর্যাপ্ততা;
(গ) কাজসম্পাদনের জন্য মুখ্য পেশাদার ব্যক্তিবর্গের যোগ্যতা ও সামর্থ্য;
(ঘ) প্রযুক্তি হস্তান্তর কার্যক্রমের যথোপযুক্ততা অর্থাৎ যেক্ষেত্রে প্রশিক্ষণ কার্যক্রম অন্তর্ভুক্ত; এবং
(ঙ) স্থানীয় অংশগ্রহণ অর্থাৎ প্রযোজ্যক্ষেত্রে, মুখ্য পেশাদার ব্যক্তিবর্গের নিয়োগের ক্ষেত্রে স্থানীয় নাগরিকদের অন্তর্ভুক্তি।
(২৬) উপবিধি (২৫)-এর অধীন প্রতি নির্ণায়কের বিপরীতে নম্বর নির্ধারণের ক্ষেত্রে ক্রয়কারী নিম্নবর্ণিত বিষয়াদি বিবেচনা করিবে:
(ক) অভিজ্ঞতার ক্ষেত্রে প্রদেয় নম্বর তুলনামূলকভাবে কম হইবে, কেননা সংক্ষিপ্ত তালিকাভুক্তিকালেই আবেদনকারীর অভিজ্ঞতা বিবেচিত হইয়াছে;
(খ) জটিল ধরনের কর্মসম্পাদন যথা—বহুমাত্রিক, সম্ভাব্যতা যাচাই এবং ব্যবস্থাপনাগত সমীক্ষা, ইত্যাদির ক্ষেত্রে বাস্তবায়নপদ্ধতি ও কর্মপরিকল্পনার ক্ষেত্রে অধিক নম্বর প্রদত্ত হইবে; অনুরূপভাবে যে সমস্ত ক্ষেত্রে কাজ সম্পাদনের জন্য কর্মীবৃন্দের অবদান অধিকতর গুরুত্বপূর্ণ, সেইক্ষেত্রে মুখ্য পেশাদার (Key professionals) ব্যক্তিবর্গের জন্যও অধিক নম্বর প্রদানযোগ্য হইবে;
(গ) কোনো কোনো কাজ সম্পাদনের ক্ষেত্রে জ্ঞান হস্তান্তর অধিক গুরুত্বপূর্ণ বিবেচিত হইলে, সেইক্ষেত্রে উহার প্রতিফলন হিসাবে উক্ত নির্ণায়ককে অধিক নম্বর প্রদান করিতে হইবে; এবং
(ঘ) প্রস্তাব দাখিলের অনুরোধ-সংবলিত দলিল আন্তর্জাতিক প্রতিযোগিতার ভিত্তিতে জারি করা হইলে, মুখ্য পেশাদার হিসাবে বাংলাদেশি পরামর্শক অন্তর্ভুক্তির ক্ষেত্রে নম্বর প্রদান করা যাইতে পারে, যাহার সর্বোচ্চ পরিমাণ হইবে ১০ (দশ)।
(২৭) বিভিন্ন প্রকার কাজ সম্পাদনের জন্য এই বিধির অধীন প্রধান নির্ণায়কসমূহের মধ্যে পয়েন্ট বণ্টন: