(১) দরপত্রদাতা একটি সিলগালা করা খামের উপরিঅংশে সুস্পষ্টভাবে ‘কোটেশন’ শব্দটি লিপিবদ্ধ করিয়া অথবা ইলেকট্রনিক মেইলের মাধ্যমে কোটেশন দাখিল করিতে পারিবে।
(২) ক্রয়কারী বন্ধ খামে বা অন্যভাবে প্রাপ্ত সকল কোটেশন গ্রহণের সময় ও তারিখ উল্লেখপূর্বক সিলমোহর প্রদান করিয়া গ্রহণ করিবে এবং প্রাপ্ত কোটেশনসমূহ উন্মুক্ত না করিয়া নির্ধারিত তারিখে উহা মূল্যায়নের জন্য দরপত্র মূল্যায়ন কমিটির সভাপতির নিকট প্রেরণ করিবে।
(৩) যদি ক্রয়কারী কোটেশন দাখিলের জন্য নির্ধারিত সময়ের মধ্যে কমপক্ষে ৩ (তিন) টি কোটেশন প্রাপ্ত না হন, তাহা হইলে অন্যান্য দরপত্রদাতা যাহাদের বরাবরে কোটেশন দাখিলের জন্য অনুরোধপত্র প্রেরণ করা হইয়াছিল, তাহারা কোটেশন দাখিলে আগ্রহী কি-না, এবং আগ্রহী হইলে, কত শীঘ্র দাখিল করিতে পারিবে তাহা ক্রয়কারী যাচাই করিবে।
(৪) অতিজরুরি বলিয়া বিবেচিত না হইলে বা ইতোমধ্যে তিন বা ততোধিক কোটেশন প্রাপ্ত না হইলে, ক্রয়কারী অন্যান্য দরপত্রদাতাকে কোটেশন দাখিলের জন্য যুক্তিসংগত অতিরিক্ত সময় প্ৰদান করিতে পারিবে, এবং উক্ত অতিরিক্ত সময় অতিক্রান্ত হইবার পর কমপক্ষে ৩ (তিন)টি কোটেশন পাওয়া গেলে প্রাপ্ত কোটেশনসমূহ মূল্যায়নের ব্যবস্থা গ্রহণ করিবে।