(১) ক্রয়কারী, আইনের ধারা ৬৭ এর অধীন বিপিপিএ-কে ক্রয়সংক্রান্ত বিষয়াদির পরিবীক্ষণের দায়িত্ব পালন এবং অর্থবহ ক্রয় প্রক্রিয়া-উত্তর পুনরীক্ষণ এবং হিসাব নিরীক্ষণ কাজ সম্পাদনে সহায়তা করিবার উদ্দেশ্যে তফসিল-২-এ বর্ণিত সময়ের জন্য সরকারি ক্রয়সংক্রান্ত সকল কর্মকাণ্ডের রেকর্ড ও দলিলপত্র সংরক্ষণ করিবে।
(২) ক্রয় পরিকল্পনা গ্রহণের শুরু হইতে চুক্তিবদ্ধ দায়দায়িত্ব সম্পূর্ণভাবে পালিত হওয়া পর্যন্ত সময়ের ক্রয়কার্য সংক্রান্ত রেকর্ড সংরক্ষণ করিতে হইবে।
(৩) ক্রয়কার্য-সংক্রান্ত রেকর্ডে নিম্নবর্ণিত কাগজপত্র ও তথ্যাদি অন্তর্ভুক্ত থাকিবে—
(ক) পণ্য, কাৰ্য, ভৌতসেবা বা বুদ্ধিবৃত্তিক ও পেশাগত সেবা ক্রয়ের সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং প্রযোজ্য ক্ষেত্রে অগ্রে বিবেচ্য ক্রয় পদ্ধতি ব্যতীত অন্য ক্রয় পদ্ধতি ব্যবহারের যৌক্তিকতা;
(খ) আবেদনপত্র, দরপত্র, প্রস্তাব, কোটেশন বা অন্য কোনো অনুরোধ-সংবলিত আহ্বানপত্রের কপিসহ প্রকাশিত বিজ্ঞাপনের কপি;
(গ) সংশ্লিষ্ট চুক্তির মূল প্রাক্কলিত ব্যয়ের কপি ;
(ঘ) দরপত্র, প্রস্তাব বা কোটেশন দাখিলকারী দরপত্রদাতা বা আবেদকারীগণের নাম ও ঠিকানা এবং চুক্তিমূল্যসহ চুক্তি সম্পাদনকারী দরপত্রদাতা বা পরামর্শকের নাম ও ঠিকানা;
(ঙ) প্রাকযোগ্যতা, দরপত্র, প্রস্তাব বা অন্য কোনো অনুরোধ-সংবলিত আহ্বানপত্রের (Solicitation documents) কপি;
(চ) দরপত্র বা প্রস্তাব উন্মুক্তকরণ শিট;
(ছ) দরপত্রদাতা বা আবেদনকারীগণের সহিত সকল পত্র যোগাযোগের কপি;
(জ) মূল্যায়নের জন্য পূর্ব ঘোষিত নির্ণায়কসমূহ ও উহার প্রয়োগ, মূল্যায়ন প্রতিবেদন এবং গৃহীত দরপত্র, কোটেশন বা প্রস্তাবসমূহের তুলনামূলক বিবরণীর কপি;
(ঝ) মূল্যায়ন প্রতিবেদন ও চুক্তি দলিল অনুমোদন সম্পর্কিত কাগজপত্র;
(ঞ) কোনো ক্রয় কার্যক্রম শুরু করিবার পর উক্ত কার্যক্রম সাময়িকভাবে স্থগিত বা বাতিলের কোনো সিদ্ধান্ত গৃহীত হইয়া থাকিলে তৎসম্পর্কিত তথ্য;
(ট) ক্রয় কার্যক্রম সংক্রান্ত অভিযোগ ও আপিলের কাগজপত্র;
(ঠ) পণ্য সরবরাহ ও গ্রহণের প্রতিবেদন, কার্যসমাপ্তির প্রতিবেদন ও কার্যের পরিমাপ বহি (Measurement book) এবং সেবা প্রদান সম্পন্ন হইবার প্রতিবেদন;
(ড) চুক্তিতে আনীত সংশোধনীসমূহ এবং চুক্তিমূল্য, সরবরাহ বা কার্যসমাপ্তির সময়সূচি সংক্রান্ত চুক্তির শর্তাদি প্রভাবিত করে এইরূপ কোনো অতিরিক্ত কাজ বা ভেরিয়েশন অর্ডার এর কপিসমূহ; এবং
(ঢ) পণ্য, কার্য ও সেবা ক্রয় বাবদ মূল্যপরিশোধ সংক্রান্ত বিল ও ইনভয়েসসহ সকল রেকর্ডপত্র।
(৪) এই বিধি মোতাবেক ক্রয়সংক্রান্ত রেকর্ডপত্রসমূহ সংরক্ষণের ক্ষেত্রে, ক্রয়কারী, ক্ষেত্রমতো তফসিল-১১-এর অংশ-ক এবং অংশ-খ-এর নির্দেশনা ও চেকলিস্ট অনুসরণ করিতে হইবে।