(১) ক্রয়কারী, মূল্যায়ন কমিটি এবং অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ, আইনের অধীন কোনো ক্রয়চুক্তি সম্পাদনের উদ্দেশ্যে চুক্তিসম্পাদনের নোটিশ জারি করা পর্যন্ত, এই বিধিতে উল্লিখিত অনুমোদন পদ্ধতি যথাযথভাবে অনুসরণ করিবে।
(২) অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষের জন্য ক্রয় প্রস্তাবের সহিত –
(ক) ক্রয়কারী এই মর্মে ঘোষণা প্রদান করিবে যে, সংশ্লিষ্ট ক্রয়ের ক্ষেত্রে বিধি ২৫-এর উপবিধি (৯) অনুসরণে দাপ্তরিক প্রাক্কলিত ব্যয় প্রস্তুত করা হইয়াছে; এবং
(খ) উপস্থাপিত মূল্যায়ন প্রতিবেদনে দরপত্র মূল্যায়ন কমিটি এই মর্মে ঘোষণা প্রদান করিবে যে, দরপত্র মূল্যায়নে দাপ্তরিক প্রাক্কলিত ব্যয়ের সহিত সর্বনিম্ন মূল্যায়িত দর সামঞ্জস্যপূর্ণ কি না উহা যৌক্তিকতাসহ নিশ্চিত করা হইয়াছে।
(৩) বিধি ১৩(১)(খ)-এ উল্লিখিত উপজেলা বা অন্যান্য পর্যায় ব্যতীত, কোনো অবস্থাতেই মূল্যায়ন কমিটির সভাপতি ও অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ একই ব্যক্তি (Person) হইতে পারিবে না ।
(৪) ক্রয় প্রক্রিয়া অনুমোদনের ক্ষেত্রে, নিম্নবর্ণিত পদ্ধতি অনুসরণ করিতে হইবে, যথা—
(ক) মন্ত্রণালয়, বিভাগ, দপ্তর বা অধিদপ্তরের ক্ষেত্রে
(১) আর্থিক ক্ষমতা অর্পণ আদেশ অনুযায়ী অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ, ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান, প্রকল্প পরিচালক, প্রকল্প ব্যবস্থাপক, বা কোনো ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্তা হইলে—
(অ) মূল্যায়ন কমিটি, আইন ও এই বিধিমালার বিধান অনুসারে মূল্যায়ন কার্যাদি সম্পন্নের পর, দরপত্র মূল্যায়ন প্রতিবেদন ও ক্রয় চুক্তিসম্পাদন সম্পর্কে উহার সুপারিশ, দরপত্র বা প্রস্তাব দলিল ব্যতীত, একটি সিলমোহরযুক্ত বন্ধ খামে ক্ষেত্রমতো, ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান, প্রকল্প পরিচালক, প্রকল্প ব্যবস্থাপক বা ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্তার নিকট অনুমোদনের জন্য সরাসরি দাখিল করিবে;
(আ) উপদফা (অ)-এর অধীন প্রাপ্ত মূল্যায়ন প্রতিবেদন বিধি ৪৭ অনুযায়ী অনুমোদন বা অন্য কোনো সিদ্ধান্ত প্রদানের পর ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান, প্রকল্প পরিচালক, প্রকল্প ব্যবস্থাপক বা ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্তা উহাতে স্বাক্ষর প্রদান করিয়া উক্ত বিষয়ে পরবর্তী ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য ক্রয়কারীর নিকট ফেরত দিবে;
(ই) উপদফা (অ) এবং (আ)-তে যাহা কিছুই থাকুক না কেন, ক্রয়কারী আঞ্চলিক, উপআঞ্চলিক, জেলা বা উপজেলা পর্যায়ের হইলে, মূল্যায়ন কমিটি উহার সুপারিশসহ মূল্যায়ন প্রতিবেদন ও সংশ্লিষ্ট অন্যান্য কাগজপত্র, দরপত্র বা প্রস্তাব দলিল ব্যতীত, একটি সিলমোহরযুক্ত বন্ধ খামে সরাসরি অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষের নিকট প্রেরণ করিবে এবং উক্ত কর্তৃপক্ষ উক্ত প্রতিবেদনে উহার সিদ্ধান্ত লিপিবদ্ধ করিবার পর পরবর্তী ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য ক্রয়কারীর নিকট ফেরত দিবে।
(২) অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ মন্ত্রণালয় হইলে
(অ) মূল্যায়ন কমিটি, "ক্রয় প্রস্তাব" শিরোনামে একটি সারসংক্ষেপ, মূল্যায়ন
প্রতিবেদন ও চুক্তিসম্পাদন সম্পর্কে উহার সুপারিশ, দরপত্র বা প্রস্তাব দলিল ব্যতীত, একটি সিলমোহরযুক্ত বন্ধ খামে সরাসরি ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধানের নিকট দাখিল করিবে;
(আ) ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান পরবর্তীকালে উহা পরীক্ষা-নিরীক্ষা করিয়া স্বীয় পর্যবেক্ষণ সহকারে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়ের সচিবের নিকট প্রেরণের ব্যবস্থা গ্রহণ করিবে:
তবে শর্ত থাকে যে, ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান নিজেই যদি মূল্যায়ন কমিটির সভাপতি হন, তাহা হইলে তিনি ক্রয় প্রস্তাবের সারসংক্ষেপ, মূল্যায়ন প্রতিবেদন ও সুপারিশ সরাসরি সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়ের সচিবের নিকট প্রেরণ করিবে এবং সচিব উক্ত প্রস্তাবের উপর স্বীয় মন্তব্য লিপিবদ্ধ করিয়া উহা অনুমোদনের জন্য মন্ত্রীর নিকট উপস্থাপন করিবে;
(ই) উপদফা (আ) এর অধীন উপস্থাপিত ক্রয় প্রস্তাবের সারসংক্ষেপ ও মূল্যায়ন প্রতিবেদন বিধি ৪৩ অনুযায়ী অনুমোদন বা উক্ত বিষয়ে অন্য কোনো সিদ্ধান্ত প্রদানের পর, মন্ত্রী উক্ত বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য উহা ক্রয়কারীর নিকট ফেরত দিবে।
(৩) সুপারিশকারী কর্তৃপক্ষ সরকারি ক্রয়সংক্রান্ত মন্ত্রিসভা কমিটি হইলে –
(অ) মূল্যায়ন কমিটির প্রতিবেদন ও চুক্তিসম্পাদন সম্পর্কে উহার সুপারিশসহ ক্রয়প্রস্তাব উপবিধি (৩)-এর দফা (ক)-এর উপদফা (২)(অ) ও (আ)-তে বর্ণিত পদ্ধতি অনুসরণক্রমে মন্ত্রীর নিকট উপস্থাপন করিতে হইবে;
(আ) উক্তরূপে উপস্থাপিত ক্রয়প্রস্তাব বিবেচনান্তে মন্ত্রী উহার উপর তাঁহার মন্তব্য সন্নিবেশিত করিয়া সংশ্লিষ্ট দলিলসমূহ সচিবের নিকট প্রেরণ করিবেন এবং সচিব উক্ত ক্রয়প্রস্তাবের বিষয়ে তফসিল-৭ অনুসারে (নমুনা ছক) একটি স্বয়ংসম্পূর্ণ সারসংক্ষেপ প্রস্তুত করিয়া সংশ্লিষ্ট দলিলপত্রসমূহ সরকারি ক্রয়সংক্রান্ত মন্ত্রিসভা কমিটিতে উপস্থাপনের জন্য মন্ত্রিপরিষদ বিভাগে প্রেরণ করিবেন;
(ই) উপদফা (অ) এবং (আ)-এর অধীন উপস্থাপিত ক্রয়প্রস্তাব বিধি ৪৭ অনুযায়ী অনুমোদন বা উক্ত বিষয়ে অন্য কোনো সিদ্ধান্ত প্রদানের পর, সরকারি ক্রয়সংক্রান্ত মন্ত্রিসভা কমিটির সিদ্ধান্ত প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য ক্রয়কারীর নিকট প্রেরণ করিতে হইবে;
(8) মন্ত্রণালয়ের নিজস্ব ক্রয়ের ক্ষেত্রে সচিব উক্ত ক্রয়ের অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ হইলে—
(অ) মূল্যায়ন কমিটি, মূল্যায়ন প্রতিবেদন, দরপত্র বা প্রস্তাবের তুলনামূলক
বিবরণী সংবলিত শিট ও চুক্তিসম্পাদনের বিষয়ে সুপারিশ, দরপত্র বা প্রস্তাব দলিল ব্যতীত, একটি সিলমোহরকৃত বন্ধ খামে সরাসরি সচিবের নিকট দাখিল করিবে;
(আ) উপদফা (অ) এর অধীন দাখিলকৃত মূল্যায়ন প্রতিবেদন সচিব পর্যালোচনা করিয়া তাহার সিদ্ধান্ত প্রদান করিবেন এবং উহা প্ৰয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য ক্রয়কারীর নিকট ফেরত দিবেন।
(খ) সংবিধিবদ্ধ সংস্থা, স্বায়ত্তশাসিত বা আধা-স্বায়ত্তশাসিত সংস্থার ক্ষেত্রে,
(১) আর্থিক ক্ষমতা অর্পণ আদেশ অনুযায়ী অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ সংশ্লিষ্ট সংস্থার প্রকল্প পরিচালক, ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান বা ক্ষমতাপ্রাপ্ত কোনো কর্মকর্তা হইলে
(অ) বিধি ৪৭ অনুযায়ী মূল্যায়ন প্রতিবেদন অনুমোদন বা অন্য কোনো সিদ্ধান্ত প্রদানের ক্ষেত্রে উপবিধি (৩)-এর দফা (ক)-এর উপদফা (১) (অ) ও (আ)-তে বর্ণিত পদ্ধতি অনুসরণ করিতে হইবে;
(২) অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ উক্ত সংস্থার পরিচালনা পর্ষদ হইলে —
(অ) মূল্যায়ন কমিটি 'ক্রয়প্রস্তাব' শিরোনামে একটি সারসংক্ষেপ প্ৰস্তুত করিবে এবং উক্ত সারসংক্ষেপ, মূল্যায়ন প্রতিবেদন ও ক্রয় চুক্তি সম্পর্কে উহার সুপারিশ, দাখিলকৃত দরপত্র বা প্রস্তাব দলিল ব্যতীত, একটি সিলমোহরযুক্ত বন্ধ খামে সরাসরি ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান বা উক্ত সংস্থার প্রধান নির্বাহীর নিকট দাখিল করিবে;
(আ) ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান বা প্রধান নির্বাহী পরীক্ষা-নিরীক্ষা করিয়া স্বীয় পর্যবেক্ষণ সহকারে সংশ্লিষ্ট দলিলপত্রসহ উক্ত ক্রয়প্রস্তাব পরিচালনা পর্ষদের নিকট উপস্থাপন করিবে—
তবে শর্ত থাকে যে, ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান বা উক্ত সংস্থার প্রধান নির্বাহী নিজেই যদি মূল্যায়ন কমিটির সভাপতি হন, তাহা হইলে সংশ্লিষ্ট দলিলপত্রসহ ক্রয়প্রস্তাব উক্ত পরিচালনা পর্ষদের নিকট সরাসরি প্রেরণ করিতে হইবে; এবং
(ই) উপদফা (অ) ও (আ)-এর অধীন উপস্থাপিত ক্রয়প্রস্তাব বিধি ৪৭ অনুযায়ী অনুমোদন, বা অন্য কোনো সিদ্ধান্ত প্রদানের পর পরিচালনা পর্ষদ প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য ক্রয়প্রস্তাবটি ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান বা প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তার নিকট ফেরত দিবে।
(৩) অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ মন্ত্রণালয় হইলে, ক্রয়প্রস্তাব বিধি ৪৭ অনুযায়ী অনুমোদন বা অধীন অন্য কোনো সিদ্ধান্ত প্রদানের জন্য, উপবিধি (৩)-এর দফা (ক)-এর উপদফা (২)-এ বর্ণিত পদ্ধতি অনুসরণ করিতে হইবে।
(৪) সুপারিশকারী কর্তৃপক্ষ সরকারি ক্রয়সংক্রান্ত মন্ত্রিসভা কমিটি হইলে, উক্ত কমিটির নিকট ক্রয়প্রস্তাব অনুমোদনের জন্য উপস্থাপনের ক্ষেত্রে উপবিধি (৩)- এর দফা (ক)-এর উপদফা (৩)-এ বর্ণিত পদ্ধতি অনুসরণ করিতে হইবে এবং যে পদ্ধতি অনুসরণক্রমে সরকারি ক্রয়সংক্রান্ত মন্ত্রিসভা কমিটির নিকট প্রস্তাব প্রেরণ করা হইয়াছিল, সেই একই পদ্ধতি অনুসরণক্রমে উক্ত কমিটির সিদ্ধান্ত ক্রয়কারীর নিকট প্রেরণ করিতে হইবে।
(৫) উপবিধি (৩)-এর দফা (ক) ও (খ)-এর অধীন কোনো ক্রয়প্রস্তাব অনুমোদিত হইলে, ক্রয়কারী উক্ত বিষয়ে নিম্নবর্ণিত পদক্ষেপসমূহ গ্রহণ করিবে—
(ক) ক্রয়প্রস্তাব অনুমোদনের সিদ্ধান্ত প্রাপ্তির পর তফসিল-২-এ বর্ণিত সময়ের মধ্যে ক্রয়কারী, উক্ত দরপত্র বা প্রস্তাবের বিষয়ে আইন বা এই বিধিমালার অধীন কোনো অভিযোগ বা আপিল বিবেচনাধীন না থাকিলে, চুক্তিসম্পাদনের নোটিশ জারি করিবে; এবং
(খ) ক্রয়প্রস্তাব প্রক্রিয়ার সহিত প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষভাবে সংশ্লিষ্ট সকল কর্মকর্তা ও কর্মচারী ক্রয়প্রস্তাব অনুমোদন বিষয়ে গোপনীয়তা রক্ষা করিবে।
(৬) ক্রয়কারী, ক্রয়মূল্য তফসিল-২-এ উল্লিখিত পরিমাণ বা তদূর্ধ্ব পরিমাণের হইলে, ক্রয় প্রক্রিয়ায় কোন পর্যায়ে কতটা সময় ব্যয়িত হইয়াছে উহা এবং কোনো বিলম্ব হইয়া থাকিলে, উক্ত বিলম্বের কারণ উল্লেখপূর্বক ত্রৈমাসিক ভিত্তিতে সংশ্লিষ্ট ক্রয়সংক্রান্ত প্রতিবেদন বিপিপিএ-এর নিকট প্রেরণ করিবে।
(৭) দরপত্র উন্মুক্ত করিবার সময় হইতে চুক্তিসম্পাদনের নোটিশ জারির সময় পর্যন্ত কার্যাদি সম্পন্নের জন্য ক্রয়কারী, মূল্যায়ন কমিটি, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে, কারিগরি সাব-কমিটি অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ আবশ্যিকভাবে তফসিল-৬-এ উল্লিখিত সময়সীমা অনুসরণ করিবে।
(৮) দরপত্র মূল্যায়ন কমিটি বা অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ (যেক্ষেত্রে অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ মন্ত্রণালয়ের নিম্নতর পর্যায়ের) বা ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান তফসিল- ৬-এ উল্লিখিত সময়সীমার মধ্যে তাহাদের ওপর ন্যস্ত দায়িত্ব (মূল্যায়ন প্রতিবেদন প্রণয়ন বা প্রতিবেদনের ওপর সিদ্ধান্ত প্রদান বা পরীক্ষা-নিরীক্ষা করিয়া মন্ত্রণালয়ে অগ্রায়ণ) পালনে ব্যর্থ হইলে, সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়ের সচিব যৌক্তিক কারণ থাকা সাপেক্ষে উক্ত পর্যায়ের জন্য যথোপযুক্ত সময় বর্ধন করিতে পারিবে:
তবে শর্ত থাকে যে, এই বিধিমালার অধীন মন্ত্রণালয় পর্যায়ে ন্যস্ত কর্মকাণ্ডের (মূল্যায়ন প্রতিবেদনের ওপর সিদ্ধান্ত প্রদান বা পরীক্ষা-নিরীক্ষা করিয়া অনুমোদনের নিমিত্ত ক্রয়সংক্রান্ত মন্ত্রিপরিষদ সভায় উত্থাপনের জন্য মন্ত্রিপরিষদ বিভাগে অগ্রায়ণ) জন্য তফসিল-৬-এ উল্লিখিত সময়সীমা উত্তীর্ণ হইয়া গেলে বিপিপিএ-এর নিকট সম্মতি গ্রহণ করিয়া তাহা নিষ্পত্তি করিতে হইবে।
(৯) প্রযোজ্য ক্ষেত্রে, কারিগরি সাব কমিটি তফসিল-৬-এ উল্লিখিত সময়সীমার মধ্যে তাহাদের ওপর ন্যস্ত দায়িত্ব পালনে ব্যর্থ হইলে, ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধান যৌক্তিক কারণ থাকা সাপেক্ষে উক্ত কমিটির প্রতিবেদন প্রণয়নের সময়সীমা সর্বোচ্চ ২ (দুই) সপ্তাহের জন্য বর্ধন করিতে পারিবে।
(১০) সকল ক্রয়কারী ক্রয়প্রস্তাব প্রক্রিয়াকরণ ও অনুমোদনের ক্ষেত্রে তফসিল-৩-এ প্রদত্ত চেকলিস্টসমূহ অনুসরণ করিবে।